Firma su tablet: elimina la carta dalla tua azienda!

firma su tabletLa firma su tablet: ecco un’innovazione tecnologica di cui si sente parlare sempre più spesso nelle aziende. E non a caso, perché la firma su supporto elettronico – tablet o tavoletta che dir si voglia – rappresenta per molti versi il futuro verso cui sta evolvendo la gestione documentale.

Ma entriamo nei dettagli di questa novità tecnologica. Andiamo cioè a spiegare in maniera approfondita che cos’è e come funziona la firma su tablet.

Innanzitutto, partiamo da un’osservazione che ha il carattere di una precisazione. Quando parliamo di firma su tablet, ci stiamo riferendo solo a uno dei tanti aspetti che definiscono l’operazione di firma elettronica per i documenti digitali. In altre parole: il processo di cui fa parte la firma su tablet è molto più ampio e complesso. Firmare un documento con un pennino è probabilmente la parte più caratterizzante dell’intero sistema di firma, cioè quella che più colpisce l’osservatore. Ma è solo la punta dell’iceberg del processo.

Vediamo quindi di descrivere dettagliatamente questo sistema, facendo riferimento a KeFirma, la soluzione di firma elettronica per i documenti digitali realizzata da Factordev in collaborazione con Kedos.

 

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La firma su tablet usa la firma grafometrica

Il funzionamento di KeFirma si basa sull’acquisizione della firma grafometrica di clienti, fornitori e dipendenti, cioè sull’acquisizione della loro firma autografa su un supporto tecnologico specifico – per esempio un tablet con pennino – che registra, oltre all’immagine della firma, alcuni parametri biometrici del firmatario.

In pratica, ecco quello che succede quando si usa KeFirma:

  • Il tuo cliente, fornitore o dipendente firma su tablet un contratto o un qualsiasi altro tipo di documento (la tavoletta è collegata a un computer).
  • Il sistema rileva la firma grafometrica della persona firmataria e procede in seguito con la validazione del documento in cloud.
  • Il documento così firmato viene poi archiviato su sistemi di conservazione digitale che sono a norma di legge. Da questi sistemi il documento digitale può venire richiamato in qualsiasi momento con pochi clic.

Qui sotto, puoi vedere lo schema di funzionamento del sistema KeFirma: la firma su tablet viene validata in cloud e poi archiviata su un server. L’intero processo e l’archiviazione dei dati rispettano i più elevati standard di sicurezza.

firma su tablet grafometrica

Il sistema di firma su tablet KeFirma è disponibile in due soluzioni:

  • Come servizio remoto ospitato in modalità cloud sul nostro data center
  • Come servizio integrabile nei gestionali dell’azienda cliente, sia su Windows che su Android.

Non ci limitiamo a offrire il servizio: possiamo infatti aiutarti anche nel caso in cui tu abbia bisogno dei supporti hardware (tablet e pennini)

 

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Quali vantaggi dà la firma su tablet con KeFirma?

La firma su tablet che sfrutta la firma grafometrica permette di risolvere definitivamente tutta una serie di problemi collegati alla gestione tradizionale dei documenti cartacei. Per esempio, con il sistema di firma su tavoletta KeFirma, è possibile:

  • Operare la dematerializzazione della carta in azienda
    KeFirma consente infatti di risparmiare sui costi che concernono per l’appunto la carta. Non solo: la firma su tablet azzera anche i costi legati all’uso delle stampanti e dei toner. Da non sottovalutare anche un ulteriore beneficio: nell’azienda spariranno i faldoni e le relative scaffalature, le quali sono indispensabili per stoccarli.
  • Far risparmiare tempo ai dipendenti dell’azienda
    Quanto tempo si spreca per eseguire l’archiviazione dei documenti cartacei e per la loro stampa, scansione e invio? KeFirma è il sistema che si appoggia alla firma su tavoletta che permette di archiviare e di gestire con pochi clic qualunque tipo di documento, direttamente dalla postazione di lavoro o anche da remoto. Un valido aiuto affinché il personale resti concentrato sul core business aziendale, senza disperdere energie in mansioni poco produttive.
  • Creare documenti digitali tracciabili
    Attraverso il sistema di firma grafometrica KeFirma, ogni documento aziendale avrà una “storia” univoca e facilmente verificabile.
  • Creare documenti digitali dall’identificabilità certa
    In qualsiasi fase del processo di produzione e archiviazione di un documento firmato su tablet, sarà possibile monitorare in modo preciso quali sono gli uffici che hanno gestito la pratica, il contratto, il modulo, il preventivo ecc.
  • Avere la garanzia di una firma riconosciuta giuridicamente
    La firma su tablet che sfrutta la firma grafometrica, oltre a consentire all’azienda di essere a norma con la vigenti disposizioni in fatto di archiviazione dei documenti, ha valore legale. Quindi, per esempio, può essere prodotta in sede di giudizio nel caso di un contenzioso.
  • Ridurre i tempi di apprendimento
    Parliamo dei tempi di apprendimento legati al transitorio da carta a digitale, poiché KeFirma è un sistema di firma su tablet molto intuitivo. Non vi sono perciò difficoltà nell’imparare a usarlo, visto che non è richiesto l’apprendimento dell’uso di hardware o software particolari o a pagamento. In effetti, il processo di firma grafometrica su tavoletta è in tutto e per tutto uguale a quello di una comune firma su carta: ciò che cambia è unicamente il supporto che raccoglie la firma.
  • Godere di un’elevata sicurezza
    La firma su tavoletta con KeFirma e l’archiviazione dei documenti digitali con essa firmati vengono prodotte attraverso strumenti e procedure affidabili e garantiti.
  • Salvaguardare l’ambiente
    KeFirma rende completamente obsoleto l’uso della carta in azienda. Ciò fa sì che la firma su tablet da noi proposta rappresenti la soluzione ideale anche per la salvaguardia delle risorse ambientali.

 

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Chi ha bisogno della firma su tablet?

KeFirma è il servizio di firma su tablet che sfrutta la firma grafometrica adatto a tutte le aziende che devono gestire e conservare a norma di legge documenti firmati con valore legale.

Nello specifico, il nostro sistema di acquisizione della firma e archiviazione di documenti digitali si dimostra particolarmente ideale per questi business:

  • Strutture commerciali che devono gestire contratti di vendita, fatture, bolle, ordini, preventivi, rapporti tecnici ecc.
  • Aziende nel settore della logistica che devono gestire le bolle di consegna, come per esempio i corrieri, gli spedizionieri, i trasportatori ecc.
  • Società del settore banking o finance, dato che queste realtà si trovano a dover gestire quantità elevate di documenti che hanno validità legale.
  • Strutture mediche, operatori sanitari e studi dentistici, poiché hanno la priorità di gestire i consensi informati, i moduli di anamnesi, i preventivi e tutta una serie di documenti che, altrimenti, andrebbe gestita a mano.

 

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KeFirma: qual è la sua tecnologia?

Il nostro sistema di firma su tablet si appoggia alla firma grafometrica per realizzare il processo di firma elettronica dei documenti digitali. Per capire meglio, ogni volta che una persona firma la tavoletta con il pennino, il sistema registra i cinque parametri personali sottostanti:

firma su tablet

Ogni documento digitale firmato con KeFirma ha perciò il massimo livello di sicurezza possibile, poiché i parametri registrati individuano il firmatario in maniera incontrovertibile. Da qui la ragione per cui l’adozione di questo metodo di firma dei documenti pone l’azienda al riparo da rischi di contenzioso giudiziario.

 

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